合同管理制度对于处理合同纠纷和违约情况至关重要，以下是一些具体的建议：
约定明确的合同条款：合同中的条款应该尽可能清晰明了，包括各方的权利和义务、违约责任、争议解决方式等内容。合同条款应该具体到每一个细节，以避免双方对合同内容的理解产生歧义。
及时发现问题并进行沟通：合同管理人员应该及时监控合同履行情况，发现问题时要立即与对方沟通，寻求解决方案，避免问题进一步扩大。
协商解决：在出现合同纠纷或违约情况时，首先应该尝试通过协商解决，双方可以就问题进行沟通，寻求妥协或调解，尽量避免走上法律诉讼的道路。
寻求第三方调解：如果双方无法通过协商解决问题，可以考虑寻求第三方调解，比如行业协会、律师等专业机构，通过调解达成双方都可以接受的解决方案。
启动法律程序：作为最后的手段，如果无法通过协商或调解解决问题，可以考虑启动法律程序，通过来解决合同纠纷或违约情况。在这种情况下，合同管理人员需要提供充分的证据和支持文件，以确保维护自身权益。
案例说明：某公司与供应商签订了一份采购合同，但供应商未按时交付货物，导致公司生产计划受阻。公司立即与供应商进行沟通，要求加快交货进度，并商议补偿方案。最终双方达成一致，供应商加班加点完成生产，并承担了一定的违约责任。
通过以上方法，合同管理人员可以更有效地处理合同纠纷和违约情况，维护公司的合法权益，保障合同的有效执行。